Перед созданием оперативного файла желательно сделать резервную копию данных текущего оперативного файла. Создание резервной копии описано в документе «Контроль, копирование и сжатие оперативного файла».

Для работы с программным комплексом АВС можно использовать несколько оперативных файлов. Но одновременно можно работать только в каком-то одном.

Прежде чем создавать новый оперативный файл, необходимо запомнить, какой конкретно оперфайл подключен в текущий момент. Имя текущего оперативного файла можно увидеть в нескольких местах. Например, можно открыть «Работу со списком Оперативного файла».

В нижней (информационной) строке можно увидеть информацию о состоянии оперативного файла. В данном случае – количество данных в оперфайле (710), объем, занятый информацией (2,290 Мбайт), размер оперфайла (22,000 Мбайт), процент заполнения [10,4%], местонахождение и имя оперфайла (C:\ABC4PC\ABC_WIN\FILES\abcwin.of). То есть имя текущего оперативного файла - abcwin.of.

Также можно на панели инструментов оперативного файла щелкнуть по значку (Информация). Откроется форма с информацией об оперативном файле:

Теперь, когда известно имя текущего оперативного файла и есть его страховочная копия, можно приступать к созданию нового оперативного файла.

На главной панели нужно щелкнуть по значку (Конфигурация АВС). Откроется окно конфигурации:

Сначала  нужно присвоить будущему оперативному файлу новое имя. Для этого в конфигурации, в разделе Файлы нужно дважды щелкнуть по строке Оперативный файл (ОФ).

В появившемся окне, в поле Имя файла нужно задать какое-нибудь имя, например ofile1 и нажать кнопку «Сохранить». В имени оперативного файла можно использовать русские, латинские буквы и цифры. Далее на экране появится сообщение:

Это сообщение говорит о том, что оперативного файла с таким именем, которое вы хотите задать, пока не существует, то есть его можно создать и он не запишется поверх файла с таким же именем (т.к. такого имени нет). Нужно нажать «Да».

В Конфигурации, в строке «Оперативный файл (ОФ)» должно зафиксироваться новое имя оперфайла.

Если требуется задать определенный размер оперативного файла, то можно воспользоваться двумя способами:

1)Путем расширения оперативного файла.

Расширение производится при помощи дополнительного выделения свободной памяти. Для расширения ОФ нужно на главной панели программы во вкладке «Оперфайл» нажать «Расширить ОФ».

Далее на экране появится окно, в котором нужно задать необходимое число дополнительных килобайт, которые будут зарезервированы для данных оперативного файла. Затем нажать кнопку «Выполнить». Готово!

2)С помощью нажатия кнопки «Конфигурация».

В появившемся окне Конфигурации нужно выбрать раздел «Параметры»

Чтобы изменить размер создаваемого оперативного файла, нужно дважды щелкнуть по строке «Число блоков для оперативного файла (ОФ)». В графе «Значение» задать новый размер и нажать клавишу Enter. Например, значение 20000 блоков соответствует 20 Мбайт.

Примечание: Максимальный размер оперативного файла может достигать 2 ГБ. Но использовать крайнее значение не рекомендуется, так как это приведет к некорректной его работе.

После того как размер оперативного файла задан, нажать кнопку .

Всегда можно вернуться к прежнему оперативному файлу. Для этого в Конфигурации, в разделе «Файлы» после двойного щелчка по строке «Оперативный файл (ОФ)» нужно выбрать из списка прежний оперфайл и нажать кнопку «Сохранить».

Контроль состояния ОФ производится с помощью нажатия на кнопку (Открыть ОФ). После нажатия на экране появится окно, содержащее основную информацию об оперативном файле (имя оперфайла, количество хранимых элементов, объем памяти для ОФ и т.д.):

Для создания резервной копии ОФ запустите АВС и выберите пункт главного меню «Оперативный файл \ Копировать и сжать ОФ». Появится форма для выбора вариантов копирования. Как правило, выбираем пункт «Все содержимое» (выбор пункта производится в зависимости от того, какое действие нужно совершить пользователю).

Программа по умолчанию предложит в качестве имени файла сохранения текущую дату. Можно согласиться с предложенным вариантом, либо заменить на свой и нажать кнопку <Сохранить>. Будет выполняться копирование.

Получив файл (*.abc) с резервной копией данных оперативного файла, необходимо сохранить его на надёжном носителе информации для продолжительного хранения (если эти данные необходимы). Далее появится окно:

Нажимаем кнопку «Выполнить». Оперфайл скопирован.

Для восстановления содержимого ОФ из резервной копии запустите АВС и выберите пункт главного меню «Оперативный файл \ Ввод данных в оперативный файл».

Появится окно для выбора файла, укажите на файл, в который делалась копия оперативного файла и нажмите <Открыть>.

Далее появится сообщение о подтверждении замены файла, на котором нужно нажать кнопку «Да для всех». При этом все данные, имеющиеся в копии, будут записаны в оперативный файл.

По завершении ввода данных нажимте <ОК>.

Для экспорта отельной сметы из списка оперативного файла необходимо выделить расчётные данные локальной сметы и выбрать в контекстном меню «Экспорт в файл» - «XML ГГЭ»: